５・業務効率とIT

業務効率化を目指し、生産性を上げるには、社内業務のインフラとなっているITの見直しは必須です。
ITの見直しと言っても、今あるITを全て新しくしたり、大幅な変更を実施する事も選択肢の一つですが、経営者のみなさんは、「早く」、「安く」実現できる方法をお望みと思います。
ここからは、業務とITを見直し、今あるIT資産を有効に活用し、業務を効率化することを念頭にお話させて頂きます。

○分断された機能を連携する

分断された機能を連携させるには、何に着目すればいいのでしょうか？ 　それは、それぞれの機能で作成されるデータに着目することです。
例えば、実際の業務では、売上伝票を入力するパッケージソフト、お客様の情報を管理するパッケージソフトといったように、機能ごとに使っているソフトウェアが違う場合、それぞれのデータを連携させることはなかなか難しいことです。
一連の業務を一つのパッケージソフトで行っている場合でも、その商品の機能以上にデータを活用する事はできません。
最近のパッケージソフトには、データの入出力をCSVファイルを利用して行う機能が備わっています。
そういったそれぞれのパッケージソフトに用意された機能を使い、新たにちょっとした処理を追加すれば、機能の連携やデータの再利用が可能になり、今までは手作業で行っていた作業を自動化して業務スピードを高めることができます。
これが実現する事で、御社の業務は劇的に生産性を上げる事になり、その結果、経費が削減され利益の向上が可能になります。

○手作業を省く

現在行っているいくつかの業務を繋げるために、人が手作業でデータを作成したり、処理を行っている事も多いと思います。
人が介在すると、入力ミスがあったり、処理時間がかかったり、人件費が増える要因になります。
分断された機能を連携し、手作業を自動化することで、ミスが発生する箇所をなくし、スピーディーに業務を回すことができます。
ITに任せられるところはITに任せ、極力手作業を排除することで、経費の削減が実現できます。

次回は継続する業務効率